Organiser un événement professionnel à Lyon

événement professionnel

Organiser un événement que ce soit professionnel ou personnel représente un grand investissement. Pour cette raison, certains pilotes d’entreprise hésitent encore à sauter le grand pas. Pourtant dans le monde des affaires où la concurrence est très rude, intégrer l’événementiel dans votre stratégie de communication est nécessaire.

L’importance d’un événement professionnel

Avant d’aller plus loin, il est indispensable de savoir qu’il existe différents types d’événements professionnels. Ces manifestations n’ont pas toutes les mêmes avantages ni les mêmes ambitions. Si votre objectif est de créer une bonne cohésion d’équipe, l’idéal est le team building. Il consiste à organiser toutes sortes d’activités hors du cadre professionnel. Vous pouvez par exemple proposer des activités culinaires, ludiques ou bien sportives. Vous avez un large choix, mais attention, ne choisissez pas les premières activités qui vous passent par la tête. Privilégiez les animations qui plaisent à la majorité de vos collaborateurs. N’oubliez pas également que le team building facilite l’intégration des nouvelles recrues. Est-ce que vous avez déjà entendu de l’afterwork ? Il s’agit d’un événement ayant pour principal objectif d’améliorer la qualité de vie au bureau. En tant que bon chef d’entreprise, vous savez sûrement qu’il est plus facile de discuter et de résoudre les conflits entre collègues autour d’un verre de bière ou de vins. Les événements d’entreprise permettent également de nourrir votre réseau, de booster votre notoriété, de créer des opportunités commerciales. Il arrive également qu’une société prenne l’initiative d’organiser un salon ou une manifestation pour révéler un nouveau produit. Une pratique très efficace pour attirer plus de clients. Et pour ceux qui n’ont pas encore organisé des événements d’entreprises, pourquoi ne pas initier vos collègues dans cette pratique avec une journée festives pour célébrer les prouesses ? Consacrer une journée pour remercier chaque membre de l’équipe pour leurs efforts. Cela permet de décupler le moral de chaque employé. Mais attention, pour une journée mémorable, il est conseillé de solliciter l’aide d’un expert. Pour trouver l’une des meilleures agences spécialisées, rendez-vous sur www.bisons.io.

Comment organiser un événement d’entreprise ?

Que ce soit un événement dédié à vos partenaires ou au grand public ou à vos clients ou à vos collaborateurs internes, une préparation soignée est très importante. Vous ne devrez rien laisser au hasard, car un seul faux pas peut nuire à votre image. L’idéal est de procéder étape par étape. Commencez par bien déterminer vos objectifs. Pourquoi souhaitez-vous organiser une manifestation ? Prenez le temps de bien répondre à cette question. Ne vous précipitez pas. Voulez-vous lancer un nouveau produit ou remercier vos collègues ou développer l’esprit d’équipe ? Les raisons sont multiples. Cependant, n’oubliez pas que vos objectifs doivent être réalistes, atteignables, mesurables et spécifiques. La prochaine étape consiste à établir votre budget. Une étape assez complexe qui nécessite l’intervention d’une agence événementielle. Car plusieurs éléments doivent être pris en compte comme le matériel de sonorisation, les mobiliers, les hôtesses, les assurances. Sans une connaissance parfaite dans le domaine de l’événementiel, il est presque impossible d’établir un budget global. Pour cette raison, il est fortement conseillé de contacter plusieurs professionnels dans l’organisation événementielle pour avoir des devis. Après avoir défini vos objectifs et votre budget, il est temps de choisir le type d’événement le plus adapté, le lieu et la date. Pour qu’aucun détail ne vous échappe, n’oubliez pas d’établir votre rétroplanning. Cela vous permet de suivre l’avancement du projet, les deadlines. Libre à vous de choisir l’outil de suivi qui vous convient. Le plus important est qu’il sera accessible à tous les membres de l’équipe. Information : prévoyez un briefing. Ce dernier est très important afin que chaque membre de l’équipe connaisse précisément ses missions.

Confier votre projet à des experts

L’organisation d’un événement d’entreprise n’est pas tout repos. Pourtant, vous n’avez pas droit à une erreur. Si votre supérieur hiérarchique vous a confié l’organisation d’une manifestation, sachez que cela représente une grande responsabilité. Pour vous épauler, il est fortement conseillé de contacter une agence événementielle lyonnaise. Avoir recours à une équipe de professionnels vous permet de profiter d’innombrables avantages. À commencer par le respect de l’enveloppe imposé. Un challenge presque impossible si vous êtes novices dans l’organisation. Un expert dans le domaine peut vous aider à trouver les meilleures prestataires à un prix abordable ou même négocier pour vous des remises auprès de leurs partenaires. Un expert vous facilite également la tâche et vous fait gagner du temps. Car il vous accompagne de A à Z. Plus précisément de la définition du besoin jusqu’au jour J. Une Agence événementielle à Lyon s’occupe de trouver le lieu adapté à votre manifestation, de sélectionner le traiteur, de gérer les invitations et les différents prestataires, de régler la paperasse administrative et les contraintes techniques. Toutefois, vous devrez rester disponible. Car le professionnel a besoin de votre feu vert pour certaines étapes du projet. Une agence est aussi synonyme d’originalité. Elle peut créer une manifestation qui sort de l’ordinaire et en accord avec votre image. Le but est de vous démarquer de vos concurrents et de surprendre vos convives. Mais ce n’est pas tout. Faire appel à une équipe de professionnels permet de profiter à fond de votre manifestation. Le jour J, vous pouvez vous amuser, passer des moments inoubliables avec vos invités, profiter des animations.   

Quel organisateur événementiel engager ?

Avec la multitude d’offres disponibles, sélectionner une agence événementielle à Lyon est un véritable casse-tête. Pour dénicher la perle rare, il est important de tenir compte de certains critères comme le professionnalisme, les tarifs, les références, le relationnel. Comment reconnaître un véritable professionnel ? Pour vous aider lors de la sélection de sociétés spécialisées dans l’événementiel, il n’y a rien de mieux que leurs sites web officiels. Sur leurs sites, vous pouvez consulter l’avis des anciens clients, les prestations proposées. Un bon chef de projet en agence doit aussi posséder quelques qualités comme le calme, la sérénité, le dynamisme, la souplesse, la volonté, l’écoute.

Trouver une agence spécialisée à Lyon

Comme votre réputation et votre nom entre en jeu, il ne faut pas engager n’importe quelle agence. Il est important de travailler avec la meilleure. Pour cela, vous pouvez faire confiance à la bouche à oreille ou mener votre propre enquête. Si vous avez choisi la deuxième option, l’idéal est de commencer par consulter les sites des agences événementielles. Et pour gagner du temps lors de la sélection, n’hésitez pas à demander un devis. Dans la majorité des cas, les devis sont gratuits et sans engagement. Toutefois, si votre emploi du temps est trop chargé et vous n’avez pas le temps pour visiter plusieurs sites, il est possible d’avoir recours à des sites comparateurs. Ces plateformes feront tout à votre place. Il suffit de communiquer vos besoins.

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